中小企业如何建立自己的人才库

众所周知，任何一家企业从小到大，经历过无数与人才的分分合合，而任何一个强大的企业，势必在内部有一个强大的人才库在支撑，特别是作为中小企业，基于战略和文化的企业管理要求我们的老板们能够有这样的思维和能力，真正认识到，在任何一个企业赖以生存发展的自然资源、资本资源、人力资源、技术资源、信息资源和管理资源六大资源中，人才应该是企业的第一资源。

无论做什么事情，都应未雨绸缪，方可有备无患，反之，则会束手无策。现在无论是外企，还是国企、民企，都意识到人才库的重要性，也都或多或少的在做这方面的努力。如企业拥有高效完备的人才库，当岗位出现空缺时，就能够迅速从人才库中找到合适的人才，提高招聘效率。但真正做的好的却并不多。那么企业如何系统有效的建立人才库，用好人才库呢?

一、 企业应如何建立人才库

<1>确定人才储备类型

在确定人才储备类型前，要对企业需要的人才进行预测，预测可从两方面着手：

1、根据企业战略发展规划，预测人员需求状况：

2、分析企业以往的离职规律(包括离职时间规律、离职原因类型规律等)，对企业未来人员流动做出预测。

3、做好人才预测后，便可以确定目标岗位。一般来说，企业目标岗位包括：

①企业关键岗位：如企业高管、研发、设计人员等，企业关键人员处在必不可少的位置，要相对保持稳定。

②人员流动量大的岗位：如电话营销、车间员工等，这些岗位本身容易造成职业疲劳，因此流动量大。

③不可替代性大的岗位：如品牌管理、机器维修人员等，这些岗位对知识、技能、经验要求比较高，人员一旦流失，难以很快找到合适的人员替代。

4、识别目标岗位，HR应充分与企业管理层沟通，认真分析《岗位工作标准》，确定人才储备类型。一般来说，企业人才储备类型包括：

①接班人：根据公司战略，不断培养后备管理干部和技术骨干，建立人才梯队。

②可替代人员：对于人员流动较频繁的岗位，可在业务相近的敢为选择部分员工进行培养，以避免人员离职造成岗位真空。

③储备人员：为实现企业业务迅速扩张、员工突然离职不能及时补充，具备一定规模的企业可以在人员定编外，在某些岗位安排少量富余员工，辅助正式编制人员业务。

<2>确定入库类型

一般来说，入库类型包括：

1、面试优秀但因某些原因未录用的人员;

2、录用未报到的人员;

3、预约但因某些原因未面试的或未参加面试的(匹配度较高的);

4、离职的优秀员工;

5、同行业储备。

<3>录入信息，建立人才库

入库人员信息包括：

人员编号、姓名、出生年月、性别、毕业学校，家庭住址，学历、专业、开始工作时间、面试时间、面试官、未达成意向原因、联系电话、微信、QQ等；目前工作岗位、地点、最新跟踪日期、目前求职意向、简历链接等。

一般来说，建立一个Excel表格管理即可，有的企业则采用ERP系统进行管理。

<4>定期更新维护人才库

人才库的定期维护要做好以下工作：

1、给入库人才发送入库通知邮件；

2、给重要人才在重大节日发送节日祝福邮件；

3、定期跟踪了解工作近况、近期求职意向、最新联系方式等；

4、对于资料不准确、无法联系等人员可淘汰，也可将入库人员推荐给别的企业进行人才交换。

二、人才库的运用

在人才库的问题上，最首要的一点是使用系统来维持这些数据。无论是用CRM管理也好，还是用各种HR的体系去管理也好，第一点就是要用系统来管理。在公司，我们用自己的来管理数据。在这个过程中我听到了很多员工的反馈，他们说建立人才库系统只要能满足一些基本功能的需求就行，比如关键词检索、分类检索(按职位、工作年限等)。我也曾向我的团队说过，过去你可能只是招聘十几个、二十几个职位，在一段时间内你能够凭记忆力去记住这些你面试过的候选人，但现在我们的招聘工作会分布在五大区域中，一年大概要招四、五百个人，这样的招聘量是无法单凭人的记忆去管理的。所以说建立人才库必须要有一个数据库去管理这样一个系统才能保证它的有效性。

1、收集和整理离职员工的人才信息存入人才库

刚才谈到过，你筹划的所有资源是一方面，你面试的候选人是一方面，包括离职的员工也是一方面。当我们有职位空缺出现，甚至需要与一些已经离职的员工联系，询问他们是否有再回到公司的意愿。我们注意到，公司的离职再雇佣的案例大概占到了10%，当然每个企业的文化不一样，有的企业坚决不用再雇佣的这种资源，但在公司我们是欢迎离职员工再回来的。所以如果有了这样的数据库，HR就能在第一时间做出向业务主管给出候选人方面的反馈，并将职位空缺的填补时间缩短到合理的范围;反之，如果没有数据库，守株待兔将会拉长招聘的时间。

2、保存面试过的候选人信息及面试记录

但凡面试过的候选人都一定要有面试记录，并且要保存所有的面试记录。我们要把这些记录放到企业自己的人才库中去，如此一来，整个公司就能拥有共享的资料库。我在这个区域面试过的人，可以分享给其他区域的HR，某些人可能不适合我这里的职位，却适合其他地方的职位。面试记录的保存将在日后的工作中大大节省时间成本和人力成本，提高工作效率。

3、建立人才库后要积极进行管理和使用

如果建立了人才库却没有人使用，那就等于是无用功，因此我们要建立一套相应的规程。比如说在review时你首先要到人才库里去找有没有合适的候选人，把这样的流程纳入到日常的管理工作中，人才库才能真正实现它的价值，并获得大家的认可。

4、积极调动内部人才资源

不要遗忘内部候选人，充分调动内部资源。这一点是我之前反复强调的，内部候选人是非常重要的来源，与内部候选人的良好互动能实现企业内部的流转，对于人力资源战略大有裨益。如何去调动这方面的资源，是很重要的课题。

5、利用任何可能的方式扩展人才库资源

我一直很欣赏一种做法，当你在面试后，如果这位面试者并不合适，你主动向他征求是否有其他不错的人选推荐。这种办法很容易实现，如果我们把它变为一种日常必须的工作，那也会在很大程度上增进人才库的来源。

6、发动企业内部和外部人员来推荐人才资源

我之前提到过，HR的招聘工作不是一个人的战斗。我们需要更多地让全体员工参与其中，甚至是一些外部机构的人员也参与进来。在某理工大学的合作项目中，我就深刻地体会到，大学校园中的教授资源是非常值得关注的。因为这些理工大学的校长、专业导师包括那些专业的老师，他们不止在做教学，还有不少的校企合作。公司最近也在和XX理工大学合作，XX理工大学和三大汽轮机的主机厂都有合作，他们就能掌握不少相关的人才资源，如果把这些资源都有效利用起来，就能成为不错的候选人来源。

这些都是建立人才库的主要渠道，完成前期工作的筹划后再建体系。用CRM或者其他的体系，哪怕只是公司内部最简单的excel数据库，无论它刚开始有多么简陋，只要把它建起来、用起来，最终能实现人才库构建的目的，对企业招聘起到帮助，那就是可行的。

当然，很多人也会问：建立人才数据库这样一项庞大的工程，要如何去着手?我觉得首先要找到招聘需求最大的几个部门或方向，有了“主攻点”就能把主要的精力投放在上面。因为一个人不可能在每一个细节上都有百分之百的精力投入，如果将80%的精力都放在解决决定性的问题上，那无疑就是迈向成功的第一步。

总之，建立并有效维护企业人才库，既能为企业战略发展提前做好人才储备，也能缓解企业员工高流动带来的被动局面，使企业的主要业务得以顺畅的延续。一个企业的招聘工作能否做到位，关键在于企业人才库建设，企业人才库是企业的“人力资源池”，值得企业及HR重视。推荐使用人力资源管理系统。